Har bir narsaga noyob ID berish (kirish), kataloglashtirish (Kongress kutubxonasi mavzu sarlavhalari, Dyui onlik tasnifi), va kutubxona boshqaruv tizimlarida (Koha, Evergreen) topish mumkin bo'lish uchun metama'lumotlar yaratish (Dublin Core, MARC 21). Iqlim nazoratli omborlarda (Milliy arxiv, Smitson instituti) atrof-muhitni nazorat qilish (HVAC tizimlari; 18-22°C, 40-60% nisbiy namlik) mog'or va zararkunandalar paydo bo'lishining oldini olish uchun muhimdir