To'g'ri yozilgan manzil va sarlavha 5-bandli davlat organlariga yuborilgan xatlarning tez va samarali ko'rib chiqilishini kafolatlaydi. Sarlavhada xatning maqsadi, masalan, "Ariza", "So'rov", "Taklif" kabi 3 ta kalit so'z bilan aniq ifodalanadi va qabul qiluvchiga yo'naltirilgan bo'lishi kerak.